|
ЗАТВЕРДЖЕНО директором з питань технології надання послуг Г.П.Ратниковою 2 липня 2001 р. |
Тимчасова технологія
надання послуги “Приймання платежів за замовлені медичні препарати і лікарські засоби та доставці виконаних замовлень” в об’єктах поштового зв’язку УДППЗ “Укрпошта”
Загальні положення
1. Ця Технології визначає порядок надання послуги “Приймання платежів за замовлені медичні препарати і лікарські засоби та доставці виконаних замовлень” в усіх об’єктах поштового зв’язку (поштамтах, вузлах поштового зв’язку, відділеннях поштового зв’язку та на доставних дільницях) згідно з каталогом “Ліки на замовлення”.
2. У цій технології вживаються такі основні поняття:
“Довіритель” – Українська Медична Спілка;
“Ліки на замовлення”- послуга “Приймання платежів за замовлені медичні препарати і лікарські засоби та доставці виконаних замовлень”;
бланк заяви-замовлення - спеціальний бланк заяви-замовлення “Замовлення на ліки”, що складається з трьох примірників (додаток1);
аптечки “Довірителя” – виконане замовлення вкладене в аптечку ;
поштовий пакет – пакет
з вкладенням аптечок;
спеціальний конверт - конверт “Довірителя” для пересилання заповнених бланків заяв-замовлень;
“тара-ліки” – порожні поштові пакети, що повертаються “Довірителю”;
накладна “Довірителя” – накладна, до якої “Довіритель” приписує номери аптечок з вкладенням виконаного замовлення.
3.
Українська Медична Спілка забезпечує об’єкти поштового зв’язку (поштамти, вузли поштового зв’язку, відділення поштового зв’язку) каталогами “Ліки на замовлення”.
4. Виконані замовлення здаються, а заповнені бланки заяв-замовлень одержуються в ДОПП, уповноваженою особою за довіреністю.
5.
Кошти за замовлені ліки перераховуються юридичною особою на розрахунковий рахунок “Довірителя”.
ІІ. Технологія приймання бланків заяв – замовлень
2.1.
При придбанні медикаментів за каталогом “Ліки на замовлення” Замовник заповнює відповідно до каталогу бланк заяви-замовлення (додаток 1), де чітко зазначає:у графі “одержувач”:
прізвище, ім’я, по батькові одержувача;
його адресу, поштовий індекс та номер телефону;у графі “замовник”:
прізвище, ім’я, по батькові замовника;
його адресу, поштовий індекс та номер телефону;
підпис про ознайомлення з умовами продажу товарів;у таблиці :
перелік замовлених ліків із зазначенням номера, (коду) товару за каталогом, їх назву, кількість, ціну одиниці та загальну вартість за кожним найменуванням;
загальну вартість усіх замовлених ліків для фізичних осіб; для юридичних осіб-зазначається номер платіжного доручення, сума.
2.2.
Працівник поштового зв’язку, який здійснює приймання заяви-замовлення, зобов’язаний:
перевірити правильність заповнення замовником бланка заяви - замовлення;
вписати у графах “Назва поштового відділення” та “Індекс” відповідно найменування та індекс поштового відділення, яке обслуговує одержувача ліків;
зазначити на бланку заяви-замовлення прописом загальну вартість усіх замовлених ліків;
вказати посаду, прізвище та дату приймання заповненого бланку заяви-замовлення;
проставити на бланках заяви-замовлення (на трьох примірниках) відбиток календарного штемпеля;
прийняти гроші за замовлені ліки від фізичних осіб;
прийняти рецепт (за умови, що ліки відпускаються тільки по пред’явленню рецепта лікаря);
оформити приймання платежу від фізичних осіб по касовому апарату, або у виділеній квитанційній книжці ф.47; а від юридичних осіб – оформлення приймання платежу у відділеннях поштового зв’язку не проводиться, оскільки юридичні особи розраховуються з Довірителем згідно з пунктом 5;
проставити на бланку заяви-замовлення у зазначеному місці через дріб порядковий номер, номер касового чека або квитанції із книжки ф.47;
видати замовнику касовий чек або квитанцію із книжки ф.47 разом з третім примірником бланка заяви-замовлення.
2.3.
Приймання бланків заяв-замовлень листоношею на доставній дільниці здійснюється у порядку викладеному у п.2.2.
2.4.
У кінці робочого дня листоноша здає начальнику відділення поштового зв’язку (його заступнику) касову довідку, одержані кошти, бланки заяви-замовлення разом з виділеною квитанційною книжкою ф.47.
2.5.
Працівник поштового зв’язку, який здійснює у відділенні поштового зв’язку приймання бланків заяви-замовлення на медичні препарати, в кінці робочого дня здає по касовій довідці грошові кошти за прийняті замовлення разом з бланками заяви-замовлення.
ІІІ. Оброблення бланків заяви-замовлення у відділенні поштового зв’язку та відправлення їх до поштамту (вузла поштового зв’язку)
3.1.
Начальник відділення поштового зв’язку (його заступник) приписує заповнені бланки заяви-замовлення до окремого реєстру ф.11, що складається у 3-х примірниках із зазначенням:
номеру через дріб (чисельник - номер заяви-замовлення, знаменник - номер за касовим чеком (ф.47); ( для юридичних осіб - № платіжного доручення і суми);
суми одержаної за замовлений товар.
На реєстрах ф.11 робиться відмітка “Ліки на замовлення”.
3.2.
Бланки заяви-замовлення разом з двома примірниками реєстру ф.11, що прийняті на робочому місці відділення поштового зв’язку та листоношами на доставних дільницях формуються в постпакети і відправляються з першою відправкою пошти.
3.3.
По закінченню робочого дня формуються постпакети з бланками заяви-замовлення, які були прийняті після відправки пошти, і відправляються наступного дня з першою відправкою пошти.
3.4.
Реєстри ф.11 з відміткою “Ліки на замовлення” нумеруються протягом місяця або кварталу, в залежності від кількості прийнятих бланків заяви-замовлення.
3.5.
Начальник відділення поштового зв’язку (його заступник), незалежно від кількості одержаних бланків заяви-замовлення, формує щоденно рекомендований постпакет із зазначенням на адресному ярлику ф.11 “Ліки на замовлення” і адресує його до поштамту (вузла поштового зв’язку) відповідальній особі.
Рекомендований постпакет із вкладенням бланків заяви-замовлення приписується до:
загальної накладної ф.16 - першим рядком;
маршрутної накладної ф.24 - окремою графою.
За одержану пошту супровідник розписується на копії загальної накладної ф.16.
3.6.
У кінці робочого дня другий примірник реєстру ф.11 на прийняті заяви-замовлення із відділення поштового зв’язку разом із відривним талоном Касового щоденника передаються до бухгалтерії поштамту (вузла поштового зв’язку) на контроль для перерахування коштів “Довірителю”, третій – підшивається в окрему пачку реєстрів ф.11. Після закінчення встановлених термінів зберігання виробничої документації зшитки реєстрів ф.11 на відправлені бланки заяви-замовлення надсилаються на збереження до архіву поштамту ( вузла поштового зв’язку).
Виробничі документи “Ліки на замовлення” зберігаються у архіві терміном шість місяців з дня приймання замовлення.
ІV. Формування заяв - замовлень
4.1.
Наказом начальника поштамту (вузла поштового зв’язку) призначається особа, відповідальна за організацію та надання послуги “Ліки на замовлення”.
4.2.
Відповідальна особа, одержує рекомендовані постпакети із відділень поштового зв’язку, звіряє записи в реєстрах ф.11 із бланками заяви-замовлення. Із рекомендованих постпакетів, що надійшли до поштамту (вузла поштового зв’язку) формується прямий рекомендований постпакет, який приписується до накладної ф.16. Накладна ф.16 складається у 4-х примірниках. Два перших примірники накладної ф.16 разом з бланками заяви - замовлення на одержання адресатами ліків з спеціальним конвертом (при їх наявності), третій – долучається до документів пошт амту (вузла поштового зв’язку), а четвертий – передається в бухгалтерію поштамту (вузла поштового зв’язку). Спеціальний конверт надсилається до ЦОП (зонального вузла) з обов’язковою відміткою “Ліки на замовлення” для подальшого їх відправлення в ДОПП.
4.3.
Після надходження спеціальних конвертів в ДОПП на адресу ТОВ “Українська медична спілка”, працівник ДОПП видає уповноваженій особі “Довірителя” постпакети з бланками заяви-замовлення разом з першим примірником накладної ф.16. За одержані спеціальні конверти уповноважена особа вчиняє розпис на другому примірнику накладної ф.16, який залишається в ДОПП .
V. Виконання замовлення
5.1.
“Довіритель” відповідно до одержаних бланків заяв-замовлень формує замовлення. Виконане замовлення (набір ліків та препаратів) разом з одним примірником бланку заяви-замовлення вкладає в аптечку, яку адресує безпосередньо на адресу одержувача. Аптечки разом з накладною “Довірителя”, в якій зазначений номер замовлення, вкладаються в поштові пакети і адресуються до поштамту (вузла поштового зв’язку), а при великих обсягах безпосередньо до відділення поштового зв’язку. Поштові пакети опломбовуються пломбами “Довірителя”. Порожн і поштові пакети (“тара-ліки”) підлягають своєчасному поверненню не пізніше дня, наступного за днем доставки замовлення.
5.2 “Довіритель” здає сформовані поштові пакети в ДОПП за списком ф.103 (додаток 2), що складається у трьох примірниках (перший примірник направляється разом з поштовими пакетами, другий примірник залишається в ДОПП, третій - з розпискою працівника ДОПП про приймання поштових пакетів повертається “Довірителю”). Поштові пакети “Ліки на замовлення” приймаються
з позначкою “Обережно”.
5.3.
У разі повного або часткового невиконання замовлення на протязі 3-х банківських днів з дати отримання бланка заяви-замовлення “Довіритель” за невиконане повне або часткове замовлення повертає кошти на адресу фізичної особи, яка здійснила замовлення, поштовим переказом.
VІ. Приймання та оброблення поштових пакетів в ДОПП
6.1. Працівник ДОПП, який здійснює приймання поштових пакетів, зобов’язаний:
перевірити правильність написання адреси, зазначеної на поштовому пакеті, зовнішній стан поштового пакета;
звірити поштові пакети із списком ф.103, у списку ф.103 учинити розпис за прийняті поштові пакети;
приписати поштові пакети до накладної ф.16 та передати їх на маршрути.
VІІ. Вручення замовлень